Aufbewahrungspflicht nach GwG: Was, wie lange, in welcher Form

Was in die GwG-Kundenakte gehört, wann die Fünfjahresfrist beginnt, wann Unterlagen gelöscht werden müssen und wie Sie Sanktions- und PEP-Prüfungen nachweisbar ablegen.

„Was nicht dokumentiert ist, ist nicht passiert“ — dieser Satz gilt bei jeder Prüfung durch die Aufsicht. Das Geldwäschegesetz verpflichtet in § 8 GwG dazu, die Erfüllung der Sorgfaltspflichten aufzuzeichnen und die Unterlagen fünf Jahre aufzubewahren.

Was muss aufgezeichnet werden?

Nach § 8 Abs. 1 GwG insbesondere:

die erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Vertragspartner, ggf. für sie auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte — siehe Identifizierung nach GwG,
Informationen über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen,
Informationen zur Risikobewertung und den daraus abgeleiteten Maßnahmen — siehe Sorgfaltspflichten,
die Ergebnisse von Untersuchungen bei auffälligen Sachverhalten,
die Erwägungsgründe und eine nachvollziehbare Begründung, ob ein Sachverhalt nach § 43 GwG gemeldet wurde oder nicht — siehe Verdachtsmeldung.

Ausweiskopien: Recht und Pflicht

Zur Identifizierung haben Verpflichtete das Recht und die Pflicht, vollständige Kopien der vorgelegten Dokumente anzufertigen oder sie optisch digitalisiert zu erfassen (§ 8 Abs. 2 GwG). Das gilt auch für den Ausweis — die Kopie ist also datenschutzrechtlich gedeckt.

Bei Gesellschaften gehören Handelsregisterauszug und Transparenzregisterauszug in die Akte.

Wie lange aufbewahren?

Regel	Inhalt
Grundsatz	fünf Jahre aufbewahren, danach unverzüglich vernichten
Fristbeginn bei Geschäftsbeziehungen	mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung endet
Fristbeginn sonst	mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe erhoben wurde
Höchstgrenze	spätestens nach zehn Jahren vernichten

Beispiel: Eine Geschäftsbeziehung endet im März 2026. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2031.

Verhältnis zu HGB und Abgabenordnung

Andere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Rechnungen, Buchungsbelege und Handelsbriefe unterliegen den Fristen nach HGB und AO. Prüfen Sie für jedes Dokument, welche Frist gilt — und vernichten Sie GwG-Unterlagen nicht vorschnell, wenn sie zugleich steuerlich relevant sind.

In welcher Form?

Die Unterlagen können digital aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass sie:

vollständig und lesbar sind,
unverändert bleiben,
auf Anfrage der Aufsicht oder der Strafverfolgungsbehörden schnell verfügbar sind,
vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Häufige Lücken bei Prüfungen

Kein Nachweis der Sanktions- und PEP-Prüfung — oder nur ein Haken in einer Tabelle ohne Datum und Quelle.
Fehlende Begründung, warum keine Verdachtsmeldung abgegeben wurde.
Veraltete Unterlagen bei langjährigen Kunden, obwohl die Pflicht zur Aktualisierung besteht.
Unterlagen nach Ablauf nicht gelöscht — auch das ist ein Verstoß, zumal gegen die DSGVO.

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sind bußgeldbewehrt — siehe Bußgelder nach GwG.

Prüfnachweise, die standhalten

Jede Prüfung mit KYCpruefung.de endet mit einem PDF-Prüfnachweis: Name der geprüften Person oder Firma, Datum und Uhrzeit, Ergebnis der Sanktionslistenprüfung und PEP-Prüfung, geprüfte Quellen und ein QR-Code, mit dem die Echtheit online bestätigt werden kann. Legen Sie ihn in die Kundenakte — wie das aussieht, zeigt der Beispielbericht.

Quellen: § 8 GwG.

Dieser Beitrag dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung.