Identifizierung nach GwG: Angaben, Ausweisprüfung, Kopie

Die Identifizierung ist die erste der allgemeinen Sorgfaltspflichten. Sie besteht aus zwei Schritten: Angaben erheben und Identität überprüfen. Geregelt ist sie in den §§ 11 bis 13 GwG.

Hinweis: KYCpruefung.de übernimmt nicht die Identifizierung — wir prüfen keine Ausweise und bieten kein Video-Ident. Unser AML-Screening gleicht Ihren bereits identifizierten Kunden mit Sanktionslisten und PEP-Daten ab.

Wann muss identifiziert werden?

Grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung der Transaktion (§ 11 Abs. 1 GwG). Die Identifizierung kann ausnahmsweise noch während der Begründung abgeschlossen werden, wenn das erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und nur ein geringes Risiko besteht.

Für Immobilienmakler gilt eine Besonderheit: Sie identifizieren die Vertragsparteien des Kaufvertrags, sobald beide ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung haben (§ 11 Abs. 2) — siehe GwG für Immobilienmakler.

Welche Angaben? (§ 11 Abs. 4 GwG)

Natürliche Person	Juristische Person / Personengesellschaft
Vorname und Nachname	Firma, Name oder Bezeichnung
Geburtsort	Rechtsform
Geburtsdatum	Registernummer, falls vorhanden
Staatsangehörigkeit	Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung
Wohnanschrift	Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter

Tritt jemand für den Vertragspartner auf, ist auch diese Person zu identifizieren und ihre Berechtigung (z. B. Vollmacht) zu prüfen.

Wie wird die Identität überprüft? (§ 12 GwG)

Natürliche Personen — insbesondere anhand:

1. eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild (Personalausweis, Reisepass),
2. eines elektronischen Identitätsnachweises (Online-Ausweisfunktion, eID-Karte, elektronischer Aufenthaltstitel),
3. einer qualifizierten elektronischen Signatur — verbunden mit einer Zahlung von einem Konto des Vertragspartners,
4. eines notifizierten elektronischen Identifizierungssystems nach eIDAS,
5. weiterer durch Rechtsverordnung zugelassener Dokumente.

Juristische Personen — anhand:

1. eines Auszugs aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder einem vergleichbaren Register,
2. der Gründungsdokumente oder gleichwertiger Dokumente,
3. einer eigenen, dokumentierten Einsichtnahme in die Registerdaten.

Videoidentifizierungsverfahren sind vor allem im Finanzsektor nach den Vorgaben der Aufsicht verbreitet; prüfen Sie für Ihre Branche, was Ihre Aufsichtsbehörde zulässt.

Darf ich den Ausweis kopieren?

Ja — mehr noch: Verpflichtete haben das Recht und die Pflicht, vollständige Kopien der zur Überprüfung vorgelegten Dokumente anzufertigen oder sie vollständig optisch digitalisiert zu erfassen (§ 8 Abs. 2 GwG). Die Kopie dient als Nachweis und ist wie die übrigen Unterlagen aufzubewahren.

Wirtschaftlich Berechtigte

Bei Gesellschaften gehört zur Identifizierung auch der wirtschaftlich Berechtigte: Name und — risikoangemessen — weitere Angaben. Die Angaben sind beim Vertragspartner zu erheben; ein Blick ins Transparenzregister allein genügt nicht. Mehr dazu: Transparenzregister: wirtschaftlich Berechtigten prüfen.

Erneute Identifizierung

Wurde ein Kunde bereits identifiziert und sind die Angaben aktuell, kann von einer erneuten Identifizierung abgesehen werden — außer bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben.

Vorlage

Eine Vorlage für die Dokumentation finden Sie im Ratgeber GwG-Formular: Identifizierungsbogen. Nach der Identifizierung folgt der Abgleich mit Sanktionslisten und der PEP-Prüfung — mit KYCpruefung.de in 30 Sekunden, inklusive PDF-Nachweis.

Quellen: § 11 GwG, § 12 GwG, § 8 GwG.

Dieser Beitrag dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung.