GwG-Formular: Identifizierungsbogen als Vorlage

Ein GwG-Formular — oft auch Identifizierungsbogen genannt — hält fest, wie Sie Ihren Kunden nach dem Geldwäschegesetz identifiziert haben. Es ist kein amtlich vorgeschriebenes Formular: Das GwG legt fest, welche Angaben Sie erheben müssen, nicht wie das Dokument aussieht. Viele Aufsichtsbehörden stellen Muster bereit; die folgende Vorlage orientiert sich an den gesetzlichen Pflichtangaben.

Hinweis: Die Vorlage ist ein Ausgangspunkt. Passen Sie sie an Ihre Tätigkeit und Risikoanalyse an und lassen Sie sie von einer fachkundigen Person prüfen. Keine Rechtsberatung.

Welche Angaben verlangt das GwG?

Natürliche Personen (§ 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG):

• Vorname und Nachname,
• Geburtsort und Geburtsdatum,
• Staatsangehörigkeit,
• Wohnanschrift.

Juristische Personen und Personengesellschaften (§ 11 Abs. 4 Nr. 2 GwG):

• Firma, Name oder Bezeichnung,
• Rechtsform,
• Registernummer (falls vorhanden),
• Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung,
• Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter.

Wie wird die Identität überprüft?

Bei natürlichen Personen in der Regel anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild — Personalausweis oder Reisepass — oder über ein zulässiges elektronisches Verfahren (z. B. eID). Bei Unternehmen anhand eines Auszugs aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder vergleichbarer Dokumente (§ 12 GwG). Verpflichtete dürfen und müssen dabei vollständige Kopien der vorgelegten Dokumente anfertigen und aufbewahren (§ 8 GwG).

Vorlage: GwG-Identifizierungsbogen

Teil A — Angaben zum Verpflichteten

• Name des Unternehmens, Bearbeiter/in, Datum der Identifizierung
• Art des Geschäfts (z. B. Vermittlung Kaufvertrag, Objekt, Kaufpreis)

Teil B — Natürliche Person

Feld	Angabe
Vor- und Nachname
Geburtsdatum / Geburtsort
Staatsangehörigkeit(en)
Wohnanschrift
Ausweisart, Nummer, ausstellende Behörde, gültig bis
Ausweiskopie angefertigt	☐ ja

Teil C — Unternehmen

Feld	Angabe
Firma, Rechtsform
Registergericht, Registernummer
Sitz / Anschrift
Gesetzliche Vertreter
Für das Unternehmen auftretende Person (inkl. Vollmacht)
Registerauszug beigefügt	☐ ja

Teil D — Wirtschaftlich Berechtigte

• Name, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang der Beteiligung
• Transparenzregister-Auszug beigefügt ☐ — Unstimmigkeit festgestellt ☐ ja ☐ nein (→ Meldung nach § 23a GwG)
• Mehr dazu: Transparenzregister: wirtschaftlich Berechtigten prüfen

Teil E — Selbstauskunft des Kunden

• Handeln Sie auf eigene Rechnung? ☐ ja ☐ nein — falls nein: für wen?
• Sind Sie oder ein Familienmitglied bzw. eine Ihnen nahestehende Person eine politisch exponierte Person (§ 1 Abs. 12–14 GwG)? ☐ ja ☐ nein — Amt, Land, Zeitraum
• Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung
• Herkunft der eingesetzten Mittel (bei erhöhtem Risiko)

Teil F — Prüfung durch den Verpflichteten

• Abgleich mit Sanktionslisten und PEP-Datenbank durchgeführt am ____ — Ergebnis: ☐ kein Treffer ☐ Treffer geprüft — Prüfnachweis beigefügt ☐
• Risikoeinstufung: ☐ gering ☐ normal ☐ erhöht (→ verstärkte Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG)
• Unterschrift Bearbeiter/in, ggf. Zustimmung der Führungsebene (bei PEP)

Teil F in 30 Sekunden ausfüllen

Für den Abgleich in Teil F brauchen Sie keine eigene Recherche: Mit KYCpruefung.de prüfen Sie Kunden und wirtschaftlich Berechtigte gegen die EU- und UN-Sanktionslisten und die PEP-Datenbank. Den PDF-Prüfnachweis mit Datum, Ergebnis und QR-Code heften Sie direkt an den Identifizierungsbogen. Für Makler: siehe auch GwG für Immobilienmakler.

Aufbewahrung

Identifizierungsbogen, Ausweiskopien und Prüfnachweise bewahren Sie mindestens fünf Jahre auf (§ 8 Abs. 4 GwG) — bei laufenden Geschäftsbeziehungen gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Beziehung endet.

Quellen: § 11 GwG, § 12 GwG, § 8 GwG.

Dieser Beitrag dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Vorlage ist vor der Verwendung fachkundig zu prüfen.